ترحيل البيانات ونقلها من الأنظمة القديمة

أغلب الأنظمة الجديدة التي يرفضها الموظفون لم تفشل بسبب البرمجة، بل لأن البيانات دخلتها ناقصة أو مكررة أو بأرصدة لا تطابق الواقع. يفتح المحاسب النظام فيجد رصيد عميل خاطئًا، فيعود إلى Excel، ويموت النظام الجديد بصمت.

السبب المتكرر أن الترحيل يُعامل كخطوة أخيرة سريعة تُنجز في يوم التشغيل، بينما هو مشروع صغير مستقل يحتاج تخطيطًا واختبارًا واعتمادًا من أصحاب البيانات.

نجاح الترحيل مسؤولية مشتركة، وتوزيع الأدوار بوضوح من البداية يمنع أكثر أسباب التأخير شيوعًا: انتظار قرار لا يملكه أحد. نكتب هذا التوزيع في خطة المشروع ويعتمده الطرفان.

نحن نتولى العمل التقني كاملًا: استخراج البيانات، وبناء أدوات التحويل والتنظيف، والترحيل التجريبي والنهائي، وتقارير المطابقة. وفريقك يتولى ما لا يمكن لأحد خارج الشركة أن يحسمه: أي اسم هو الصحيح لعميل مكرر، وهل هذا الصنف ما زال يُباع، وهل هذا الرصيد معتمد.

التأخير في هذه القرارات هو السبب الأول لتمدد مشاريع الترحيل، لذلك نجمع الأسئلة في قوائم أسبوعية مرتبة بدل إرسالها متفرقة، ونحدد لكل قائمة موعدًا للرد.

نقسم الترحيل إلى مراحل لكل منها مخرج مكتوب يعتمده فريقك، حتى لا يكتشف أحد المشكلة بعد التشغيل.

كلما كان التجهيز أفضل قصرت المدة وقلت التكلفة. لا تحتاج أن تكون البيانات نظيفة، فهذا عملنا، لكن تحتاج أن يكون هناك شخص يملك القرار.

الأرصدة هي الجزء الأكثر حساسية. نتفق مع المحاسب على تاريخ قطع واضح، غالبًا نهاية شهر أو سنة مالية، وننقل الأرصدة الافتتاحية للعملاء والموردين والمخزون ودليل الحسابات، ثم نطابق ميزان المراجعة بين النظامين قبل أي تشغيل.

أما الفواتير التاريخية فنقرر معك: هل تُنقل كاملة لتظهر في كشوف الحساب، أم تؤرشف في جدول للقراءة فقط؟ إذا كان النظام الجديد مربوطًا بالفاتورة الإلكترونية مع زاتكا، فالفواتير القديمة تُنقل كمرجع فقط ولا يُعاد إرسالها.

ملفات الترحيل تحتوي غالبًا كل بيانات الشركة في مكان واحد: العملاء والأسعار والرواتب. نتعامل معها في بيئة محمية، ولا نتبادلها عبر البريد أو مجموعات المحادثة، ونحذف النسخ الوسيطة بعد الاعتماد، ونوقع اتفاقية عدم إفصاح عند الطلب.

وإذا كانت البيانات تتضمن بيانات شخصية لعملاء أو موظفين، فنراعي ألا تُنقل خارج البيئة المتفق عليها، بما يتوافق مع نظام حماية البيانات الشخصية.

ليس كل ما في النظام القديم يستحق النقل. سنوات من العملاء غير النشطين والأصناف المتوقفة والبيانات التجريبية تثقل النظام الجديد وتربك الموظفين في البحث والتقارير. القرار الصحيح يوفر وقت الترحيل وتكلفته، ويبدأ النظام الجديد نظيفًا.

القاعدة التي نقترحها: ما تحتاجه في العمل اليومي يُنقل كاملًا، وما تحتاجه للرجوع إليه أحيانًا يُؤرشف للقراءة، وما لا يحتاجه أحد يُحفظ في نسخة نهائية من النظام القديم ثم لا يُنقل. ونطلب من كل إدارة أن تعتمد قائمتها كتابيًا، حتى لا يكتشف أحد بعد التشغيل أن بيانات يحتاجها لم تنتقل.

وننتبه بشكل خاص للبيانات المرتبطة بالتزامات قانونية، مثل الفواتير الضريبية التي يجب الاحتفاظ بها مدة معينة، وبيانات الموظفين المرتبطة بالتأمينات، فهذه لا تُحذف حتى لو لم تُنقل إلى النظام الجديد.