استخراج بيانات الفواتير والمستندات بالذكاء الاصطناعي

برامج التعرف الضوئي التقليدية تحول الصورة إلى نص، لكنها لا تعرف أن هذا الرقم هو الرقم الضريبي وذاك هو الإجمالي. ومع اختلاف تصميم الفاتورة من مورد لآخر، تحتاج إعداد قالب لكل شكل، وهذا لا يصمد مع عشرات الموردين الذين يغيرون تصاميمهم دون إنذار.

النماذج الحديثة تفهم المستند كما يفهمه الموظف: تقرأ التخطيط والنص معًا، وتعرف مكان الحقل حتى لو تغير موقعه. وهذا ما يجعل الأتمتة ممكنة مع مستندات متنوعة دون قالب لكل نوع، خصوصًا مع العربية التي تعاني فيها الأدوات القديمة من اتجاه الكتابة واتصال الحروف.

والقرار العملي هنا: إذا كانت مستنداتك قليلة الأنواع وثابتة الشكل، فقد يكفيك حل قوالب بسيط. أما إذا كانت تأتيك من عشرات الموردين والجهات، بالعربية والإنجليزية، وبجودة متفاوتة، فالمعالجة بالذكاء الاصطناعي هي ما يجعل الأتمتة مجدية فعلًا. ونقول لك بصراحة أي الحالتين تنطبق عليك بعد رؤية العينة.

لا يوجد نظام يقرأ كل المستندات بدقة كاملة، والصادق من يصمم لذلك. نعطي كل حقل درجة ثقة، ونضيف قواعد تحقق محاسبية. ما يجتاز التحقق بثقة عالية يمر مباشرة، وما فيه شك يذهب لشاشة المراجعة.

في البداية تكون نسبة المراجعة أعلى، ثم تنخفض مع تصحيحات الموظفين وضبط القواعد. نقيس الدقة على عينة من مستنداتك قبل الإطلاق ونشاركك النتيجة بالأرقام، حتى تقرر على بينة لا على وعود.

فواتير الموردين هي البداية الأكثر شيوعًا، لأن حجمها كبير وقواعد التحقق فيها واضحة. بعدها تأتي مطابقة أمر الشراء مع الفاتورة وسند الاستلام، وقراءة كشوف الحسابات البنكية للتسوية، واستخراج بنود العقود مثل تواريخ التجديد والغرامات لتنبيه الإدارة قبل الاستحقاق.

في الموارد البشرية تفيد في قراءة بيانات الهويات والإقامات والشهادات عند التوظيف، وتذكير الإدارة بتواريخ انتهاء الوثائق. وفي الأرشيف تحول آلاف الصفحات الممسوحة إلى مكتبة قابلة للبحث، يجد فيها الموظف العقد أو الفاتورة القديمة في ثوانٍ بدل ساعات في الملفات.

وفي شركات الخدمات اللوجستية والتخليص تفيد في قراءة بوالص الشحن وشهادات المنشأ وقوائم التعبئة، ومطابقتها مع بيانات الشحنة في النظام. وفي العيادات وشركات التأمين تفيد في قراءة نماذج المطالبات والتقارير المرفقة وتجهيزها للمراجعة. القاسم المشترك: مستند متكرر، وحقول معروفة، وموظف يقضي وقته في نقلها يدويًا.

يرسل المورد فاتورته إلى بريد مخصص كما اعتاد. يلتقطها النظام، ويقرأ الحقول، ويطابقها مع أمر الشراء وسند الاستلام، ويتحقق من الرقم الضريبي والمجاميع. إذا تطابق كل شيء، يُنشأ القيد في نظام المحاسبة مع إرفاق صورة الفاتورة، ويصل المحاسب إشعار للاعتماد.

وإذا وجد النظام اختلافًا، مثل سعر أعلى من أمر الشراء أو كمية أكبر من المستلم، تذهب الفاتورة لشاشة المراجعة مع سبب واضح، ويُنبه المسؤول. هكذا لا يقضي الفريق وقته في الإدخال، بل في الاستثناءات التي تحتاج حكمًا بشريًا فعلًا.

نطلب عينة تمثل الواقع: من 30 إلى 100 مستند من النوع المطلوب، بأشكالها المختلفة وجودتها الحقيقية، بما فيها الصور الرديئة. ونطلب قائمة الحقول المطلوبة، والنظام الذي ستُدخل فيه، ومن يراجع.

نعيد لك نتائج التجربة: نسبة الحقول المستخرجة بدقة، وما يحتاج مراجعة، والوقت المتوقع توفيره شهريًا. على هذا الأساس تقرر المتابعة أو لا.

ومن الأخطاء الشائعة أن تُرسل للتجربة أفضل النسخ وأوضحها فقط، فتأتي النتائج متفائلة ثم تنخفض الدقة مع المستندات الحقيقية. نفضل أن نرى أسوأ ما يصلكم: صورة جوال مائلة، وفاتورة مطبوعة بحبر باهت، ومستند من صفحتين. هذا ما يجعل الأرقام التي نعطيك إياها صادقة.

المستندات المالية والشخصية حساسة. نعالجها في بيئة باسم شركتك، ونحدد صلاحيات الوصول، ونحذف الملفات المؤقتة وفق سياسة متفق عليها، ونلتزم بمتطلبات نظام حماية البيانات الشخصية. يمكن الاستضافة في المنطقة عند الطلب، ونوقع اتفاقية عدم إفصاح قبل استلام أي عينة إن أردت.

ونصمم السجل بحيث يعرف المدقق الداخلي أو الخارجي من أدخل كل قيد ومن راجعه ومتى، مع الاحتفاظ بالمستند الأصلي مرتبطًا بالقيد. هذا يجعل الأتمتة تدعم المراجعة المالية بدل أن تصعبها.