نظام حجز وإدارة قاعات الأفراح والمناسبات

تاريخ زواج محجوز لعائلتين ليس خطأ يمكن إصلاحه بالاعتذار. يحدث حين يكون الحجز في دفتر عند موظف، وجدول عند آخر، ومكالمة لم تُسجل. والنتيجة خسارة سمعة القاعة قبل خسارة المال.

النظام يجعل التقويم مصدراً واحداً: لا يُحجز تاريخ إلا من خلاله، والحجز المؤقت ينتهي تلقائياً إن لم يُدفع العربون، فلا يبقى تاريخ محجوزاً لعميل تراجع.

كثير من العملاء في المملكة يحددون مناسباتهم بالتاريخ الهجري، والمواسم تتحرك معه: إجازات الأعياد، ما بعد رمضان، والإجازات الصيفية. لذلك نعرض التقويم بالهجري والميلادي معاً، ونربط الأسعار بالمواسم التي تحددها.

وتستطيع رفع السعر في الأيام الأعلى طلباً وخفضه في أيام الأسبوع الهادئة، فيرى الموظف السعر الصحيح دون أن يحفظه.

حجوزات القاعات تُدفع غالباً على مراحل: عربون عند الحجز، ثم أقساط حتى قبل المناسبة. النظام يضع جدول الدفعات لكل حجز، ويرسل للعميل رابط الدفع وتذكيراً عبر واتساب قبل كل موعد، ويظهر للمدير ما تأخر.

الفواتير نبنيها متوافقة مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتُرسل للعميل إلكترونياً.

بعض القاعات تفضل أن يزور العميل ويرى القاعة قبل الحجز، وهذا منطقي في حفلات الزواج. لكن الحجز أونلاين مفيد في الاستعلام عن التواريخ المتاحة، وفي المناسبات الأصغر والاستراحات.

لذلك نقترح غالباً موقعاً يعرض التواريخ المتاحة والباقات ويستقبل طلب حجز مؤقت، ثم يؤكد الموظف بعد التواصل. ويمكن تفعيل الحجز والدفع الكامل أونلاين للقاعات الصغيرة والاستراحات.

أنظمة الحجز العامة مصممة لمواعيد بالساعة: عيادة، صالون، صيانة. القاعة تختلف: فترة كاملة، أقسام رجال ونساء، باقات بعدد الضيوف، موردون يجهزون، ودفعات على أشهر. لذلك يحتاج منطقاً خاصاً.

النظام المخصص يُبنى على طريقة عمل قاعتك، وتملك كوده وبياناته، ولا رسوم لكل قاعة أو مستخدم. ويمكن أن يكبر لاحقاً لفروع جديدة.