برنامج إدارة شركات الصيانة والنظافة وإدارة المرافق

أغلب شركات الصيانة تبدأ بالطريقة نفسها: بلاغ يصل بالهاتف، يُكتب في مجموعة واتساب، يرد فني «تم». بعد شهر يسأل العميل عن بلاغ قديم فلا يجده أحد. ويطلب تقريراً بما نُفذ في عقده فيجمعه المشرف من الصور والرسائل. ويأتي موعد الزيارة الوقائية فلا يتذكرها إلا العميل حين يتعطل الجهاز.

ثم هناك المال الذي لا يُرى: قطعة رُكبت ولم تُفوتر، زيارة خارج العقد نُفذت مجاناً لأن أحداً لم يراجع ما يشمله، وفني قضى نصف يومه في الطريق لأن المهام وُزعت دون نظر للمواقع. النظام يعطي كل بلاغ رقماً وصاحباً وزمناً، ويربط العمل بالعقد وبالقطعة وبالفاتورة.

توجد برامج جاهزة لإدارة الخدمات الميدانية والصيانة، بعضها عالمي قوي. لشركة بعدد قليل من الفنيين ونوع خدمة واحد، الاشتراك في أحدها بداية جيدة. راجع فقط دعمها للعربية في تطبيق الفني، لأن الفني هو من سيستخدمه كل ساعة، وطريقة تسعيرها التي تكون غالباً لكل مستخدم شهرياً.

النظام المخصص يناسب الشركة التي لها عقود بشروط متنوعة: زمن استجابة مختلف لكل عميل، ما يشمله العقد وما لا يشمله، أصول بسجل صيانة، فرق نظافة بمواقع ثابتة وورديات، وتقارير يطلبها العميل بصيغته. ويناسب من لديه عشرات أو مئات الفنيين، حيث تصبح رسوم المستخدم الشهرية أعلى من تكلفة نظام يملكه. وصفحة تطبيقات الفنيين والمناديب تشرح التطبيق الميداني نفسه بتفصيل أكبر، وهذه الصفحة عن نظام الشركة كله.

النسخة الأولى تغلق الحلقة الأساسية: بلاغ، فأمر عمل، ففني، فإنجاز موثق، ففاتورة. بعدها نضيف العقود والزيارات الوقائية، والمخزون، وبوابة العميل، وتقارير زمن الاستجابة.

شركة الخدمات تصدر فواتير، فنبني إصدارها متوافقاً مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، أو نربط النظام ببرنامجك المحاسبي الحالي إن كان هو ما يصدرها. تنتقل الفواتير والتحصيلات وتكلفة القطع إلى المحاسبة حيث يتيح برنامجك واجهة ربط، فترى ربحية كل عقد دون إعادة إدخال.

واتساب قناة العميل الطبيعية هنا: تأكيد استلام البلاغ برقمه، إشعار بأن الفني في الطريق، تقرير الزيارة، ورابط الدفع أو التقييم. والدفع الإلكتروني للخدمات الفردية عبر بوابة دفع مرخَّصة تدعم مدى وApple Pay. وبيانات العملاء وعناوينهم وصور مواقعهم بيانات نحميها بصلاحيات وفق نظام حماية البيانات الشخصية.

ما يُنقل قبل التشغيل: العملاء ومواقعهم، العقود السارية بتواريخها وما تشمله، قائمة الأصول إن كانت موثقة، وجدول الزيارات الوقائية القادمة. وقائمة قطع الغيار بأرصدتها. كثير من الشركات لا تملك سجلاً للأصول، فنبدأ بتسجيلها تدريجياً: كل أصل يُسجل عند أول زيارة له بملصق QR.

نبدأ بفريق واحد أو منطقة واحدة. يعمل المشرف والفنيون على النظام أسبوعين، ونعدّل تطبيق الفني على ملاحظاتهم، لأن نجاح المشروع كله يعتمد على أن يسجل الفني عمله فعلاً. ثم نعمم على بقية الفرق. وتُغلق مجموعات واتساب القديمة بقرار واضح من الإدارة، وإلا عاد الجميع إليها.

الخطأ الأول تطبيق فني معقد. إذا احتاج الفني عشر خانات ليغلق مهمة فسيغلقها آخر اليوم من الذاكرة، وتضيع دقة الوقت والقطع. المطلوب أقل عدد من اللمسات، وصور بدل الكتابة. والخطأ الثاني بناء النظام على البلاغات فقط ونسيان العقود، وهي ما يحدد المجاني من المدفوع.

والخطأ الثالث قياس الفنيين بعدد المهام وحده، فيتسابقون على السهل ويتركون الصعب. الأدق قياس الإغلاق من أول زيارة وتكرار العطل وتقييم العميل. وعند مقارنة العروض اسأل: هل السعر لكل فني شهرياً؟ هل التطبيق يعمل دون شبكة؟ وهل الكود وقاعدة البيانات باسمي؟