نظام إدارة المشاريع وشركات المقاولات

البرامج المحاسبية العامة ترى شركة المقاولات كشركة بيع وشراء، فتسجل المصروفات والإيرادات لكنها لا تعرف شيئاً عن البند والكمية والمستخلص والمحتجز. لذلك تُدار المشاريع في الواقع على ملفات إكسل منفصلة لكل مشروع، ولا تعرف الإدارة ربحية المشروع حتى يُغلق، وأحياناً بعد إغلاقه بأشهر.

النظام المخصص يبدأ من البند: كل تكلفة تُحمَّل على بند في مشروع، وكل كمية منفذة تُسجل من الموقع، ومنها يخرج مستخلص المالك ومستخلص مقاول الباطن بأرقام متسقة. فتعرف مبكراً أي مشروع يخسر وأي بند تجاوز ميزانيته، وتتصرف قبل فوات الأوان.

في أغلب شركات المقاولات تضيع الأموال في ثلاث نقاط: أعمال إضافية نُفذت بطلب شفهي ولم توثق كأمر تغيير، ومحتجزات لم تُتابع حتى انتهت فترة الضمان، وكميات منفذة لم تدخل المستخلص لأنها لم تُرفع من الموقع في وقتها.

النظام يغلق هذه الثغرات: لا عمل إضافي بلا أمر تغيير معتمد، والمحتجزات لها تاريخ استحقاق وتنبيه، والكميات المنفذة تدخل المستخلص الجاري تلقائياً من التقارير اليومية. ويحسب مستخلص مقاول الباطن من الكميات نفسها، فلا تدفع لمقاول باطن عن بند لم يُعتمد بعد دون أن تعرف.

الفجوة بين الموقع والمكتب هي أكبر مصدر للتأخير في المقاولات. مهندس الموقع يرسل الصور والتقارير على واتساب، والمكتب ينقلها يدوياً إلى الإكسل بعد أيام. نبني للموقع تطبيقاً بسيطاً على الجوال يرفع منه التقرير اليومي وطلب المواد والصور، ويعمل حتى مع ضعف الإنترنت ثم يتزامن.

بهذا يرى مدير المشاريع في المكتب ما حدث اليوم في كل موقع، ويعتمد طلب المواد في دقائق، ويملك سجلاً مصوراً موثقاً بالتاريخ يحمي الشركة عند أي خلاف مع المالك أو الاستشاري.

شركات الصيانة والتشغيل تحتاج نسخة مختلفة من النظام. بدلاً من مشروع كبير بمستخلصات، لديها عقود سنوية بزيارات دورية، وبلاغات أعطال تصل في أي وقت، وفنيون يتنقلون بين مواقع العملاء. ما يهمها هو سرعة الاستجابة، وإثبات الزيارة، ومعرفة تكلفة كل عقد.

نبني لها جدولة الزيارات الوقائية تلقائياً من العقد، واستقبال البلاغات من العميل وإسنادها لأقرب فني، وتطبيقاً للفني يسجل فيه الوصول والعمل المنجز وقطع الغيار وتوقيع العميل. وفي نهاية الشهر تخرج فاتورة كل عقد وتقرير أدائه دون تجميع يدوي.

لا ننقل كل المشاريع دفعة واحدة. نختار مشروعاً أو مشروعين جديدين نبدأ عليهما النظام، بينما تكمل المشاريع القائمة على طريقتها الحالية حتى تقترب من الإغلاق. هكذا يتعلم الفريق النظام على مشروع حقيقي دون ضغط إعادة إدخال تاريخ طويل.

وحدد من البداية ما تحتاجه أولاً: إن كانت المستخلصات هي الألم الأكبر فنبدأ بها، وإن كانت تكلفة المشروع غير معروفة فنبدأ بتحميل التكاليف. المرحلة الأولى تعمل خلال أسابيع، والباقي يُبنى فوقها.