نظام إدارة مكاتب الاستقدام وشركات العمالة

أكثر ما يستهلك وقت موظفي الاستقدام ليس الإجراءات نفسها، بل الرد على العملاء: أين وصل الطلب؟ متى الوصول؟ لماذا تأخر؟ وحين تكون المعلومة موزعة بين جدول ومجموعة واتساب مع المكتب الخارجي، يصبح كل رد بحثاً.

النظام يجعل حالة كل طلب ظاهرة في شاشة واحدة، ويرسل للعميل التحديث تلقائياً عند كل مرحلة. فينخفض عدد المكالمات، ويعرف المدير الطلبات المتأخرة قبل أن يشتكي العميل.

إجراءات الاستقدام الرسمية في المملكة تمر عبر المنصات الحكومية المعتمدة، ومنها منصة مساند للعمالة المنزلية. نظامنا لا يحل محلها ولا يدّعي ذلك: هو سجل عملك الداخلي الذي يربط الطلب والعميل والمكتب الخارجي والدفعات والمراحل.

لا نعد بربط آلي مع أي منصة رسمية إلا إذا أتاحت المنصة ذلك وفق شروطها. وما لا يُربط آلياً يُسجل في النظام برقم المرجع وتاريخ الإجراء، فيبقى الملف كاملاً في مكان واحد.

نبدأ بالدورة التي يمر بها كل طلب، ونضيف البقية بعد أن يعتاد الفريق على النظام:

المدير يريد أرقاماً لا انطباعات: كم طلباً تحت التنفيذ وفي أي مرحلة، متوسط المدة من التعاقد حتى الوصول لكل جنسية ولكل مكتب خارجي، نسبة الاسترجاع، والمبالغ المحصلة والمتبقية.

هذه التقارير تكشف المكتب الخارجي الأبطأ، والموظف الذي تتأخر طلباته، والجنسية الأكثر طلباً هذا الموسم، فتبني قراراتك على بيانات.

إذا كانت طلباتك قليلة ومسارها بسيط، فبرنامج CRM جاهز مع تخصيص المراحل قد يكفيك في البداية. لكن الاستقدام له منطق خاص: سير ذاتية تُعرض على العميل، مكاتب خارجية بمستحقات، فترة ضمان واستبدال، وتأجير بالساعة في بعض الشركات.

النظام المخصص يبنى على مسار عملك أنت، وتملك كوده وبياناته، ولا تدفع رسوماً لكل مستخدم أو فرع. ويمكن أن يكبر لاحقاً بتطبيق للعميل أو بوابة للمكاتب الخارجية.

ملفات العمال والعملاء تحتوي بيانات شخصية ووثائق هوية. نصمم النظام بصلاحيات لكل دور، فلا يرى موظف الاستقبال المستحقات المالية، ولا يرى المكتب الخارجي إلا طلباته.

كل تعديل مسجل باسم صاحبه ووقته، والوثائق محفوظة في تخزين آمن، مع مراعاة متطلبات حماية البيانات الشخصية المعمول بها في المملكة.